就活していてうれしい瞬間は、内定をもらえた時だと思います。
ただし、内定はもらって終わりではありません。
「賢い学生はしっかりとお礼メールを送っています」
この記事では、内定へのお礼メールの書き方を解説します。
目次
お礼メールが重要な理由は？
もちろん内定が出ているので、わざわざお礼メールを送らなくても、内定取り消しや入社後に不利な扱いを受けることはありませんが、ビジネスマナーとして。または、同期に差を付けるためにお礼メールを送る学生は多いです。
1.採用担当者への感謝の気持ちを伝えるため
採用担当者には、インターンシップやOBOG訪問から始まり、会社説明会、選考過程、面接と多くの場面でお世話になっていますので、せめて内定をいただけた時にお礼を伝えたくなるものです。
実際のところ、一人の学生を採用するために、採用担当者は多くの時間を費やしてくれていますので、一度はお礼を伝えたいと思うのが人情ですので、内定お礼がそのタイミングだと考えています。
2.自分の評価を良くしたいから
定年まで勤めたら40年間もお世話になる会社なので、自分に対して少しでも良い印象を持ってほしいと考えてお礼メールを送る学生も多いです。
もちろん、お礼メールだけで自分の評価が変わることがありませんが、他の内定者がお礼をしていて、自分だけが送らないとなると、
「Aさんだけお礼メール来なかった」
と目立ってしまいますので、送っておいて損はありません。
お礼メールのマナー
基本的にメールのみ
お礼の伝える方法は、以下の3種類があります。
- 電話
- メール
- 手紙
内定の時期は、採用担当者は多忙なので、電話のお礼は迷惑になることもあるので注意が必要です。
このため、通常はメールで送ることが望ましいですが、次の場合は手紙の方がいい場合があります。
- 紹介などで採用された場合
- 伝統を重視している社風の会社の場合
お礼は当日に送るべき
お礼は、内定をもらった当日に送ることが大切です。
例えば、内定後3日も過ぎてから送信しているようでは、せっかくのお礼が「仕方なく送ってきたな・・・」とマイナスに思われてしまい、努力が無駄になってしまうので、就活疲れがあると思いますが、当日に送るように心がけましょう。
電話で内定もらってもメールすべき
内定の連絡が電話でもらえることが多いと思いますが、この場合は次の方法で対応します。
- 内定連絡の電話上で、まず感謝を伝える
- 当日中にお礼メールを送る
メールの書き方
件名には「内定お礼」を分かるように
採用担当者は、毎日数十通、多い時は百通を超えるメールを受け取るので、件名で内容が分からないと、見落としてしまう恐れがあります。
- 新卒：「内定お礼（就職大学経済学部 就職三郎）」
- 転職：「内定お礼（転職次郎）」
※なお、転職の場合は、企業名や大学名を省略して氏名だけで大丈夫です。
これで、件名を見ただけで、「誰から何のメールが届いたのか」が分かるので、採用担当者が見落としてしまうこともなく、また、後日読み返したい時にも、すぐ探せるので「気の利いた件名」と言えます。
宛名は会社名と所属、苗字を正式名称で書く
宛名の書き方は、採用担当者から名刺をいただいていれば名刺の通り、無い場合はメールの署名欄に記載通りに略さず正式名称で書きます。
株式会社○○
人事部採用課△△係 田中様
この時、1行目は会社名、2行目に所属を書き、スペースを空けて苗字を書くことがポイントです。
また、担当者名は苗字のみで構いませんが、氏名をフルネームで書いても問題ありません。
（ビジネスメールでは、苗字のみのパターンが多いですが、氏名でも失礼ではありません）
本文はお礼だけでなく入社後の抱負も書く
本文の構成は、次の5つの内容を漏れなく書くことを意識します。
- 挨拶の言葉
- お礼の言葉
- 入社後の抱負
- 締めの言葉
- 署名
【文例】お礼メール
お礼メールは、以下の文例を参考に活用してください。
件名：内定お礼（就職大学経済学部 就職三郎）
株式会社○○
人事部採用課△△係 田中様
お世話になっております。就職大学経済学部 就職三郎です。
この度は、内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。
田中様には、インターンシップからずっとお世話になり大変感謝しております。
未熟なところが多々ありますが、一日でも早く活躍できるように努力して参りますので、今後ともご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。
—–（署名始まり）—–
所属：就職大学経済学部
氏名：就職三郎
電話：03-3000-0000
メール：saburo@xxx.ac.jp
—–（署名終わり）—–
内定はゴールではありません。
内定したら、雇用（採用）条件などをしっかり確認して、求人票などと違いがないか確認しておかないと、入社してから「あれ違う？」と後悔することになりますので、以下記事で確認する内容をチェックしましょう。
まとめ
いかがでしたか。
内定お礼メールは、繰り返しますが、次の意味があります。
- 採用していただいた感謝の気持ち
- 採用担当者に対し、お世話になったことへのお礼
入社後も、研修後や訪問後などにお礼メールを送る機会が多いと思います。
お礼は、ビジネスマナーとして最低限なことですので、しっかりと理解して使いこなせるようにしておきましょう。
なお、内定後は内定者研修が行われる場合があります。入社前にビジネスマナーから働くことについての心構え、業務知識の習得など実践的なものまであります。
ただし、学校行事などと重なった場合にどうしたらいいか困ってしまいますね。
どうしても内定者研修に欠席せざるを得ない場合の、正しい欠席方法やマナーは以下記事で解説しています。
