就活では、短期間に多くの企業と面接をするので、スケジュール管理がカギになります。
- 「他社の面接と被ってしまった」
- 「前の面接が伸びたら遅刻しちゃう」
一度決めた面接日程を変更すると、合否に影響することもあります。
この記事では、印象を落とさない面接日程変更方法を解説します。
目次
面接日程変更は認められるのか？
多くの企業では、面接日程の変更をネガティブに考えていません。
ただし、就職の面接の場合は厳しい判断がされてしまい、
- 「当社の志望順位は低い」
- 「他社を優先させた」
などと、日程の変更をしたことで印象を落としてしまうことがあります。
このようなマイナスイメージを持たれないために、気を付けてなければならない3つのことを次から説明します。
採用担当者が納得できる理由が必要
基本的には、一度決まった面接日程を変更するべきではありません。
- 「スケジュール管理もできない学生」
- 「入社後も、顧客と決めた日程を変更するのでは？」
このため、採用担当者が納得できるだけの「正当な理由」を伝えなければなりません。
正当な理由は、「学業」や「家族の事情」などで、他社の面接やアルバイトと重なった場合は、
- 「他社よりうちの方が志望順位が低い」
- 「うちの面接よりアルバイトが優先なのか・・・」
と思われてしまい、とても内定までたどり着けるとは思えません。
嘘の理由はダメ
正当な理由が必要だからといって、「ゼミの発表と重なってしまい」と嘘をつくことは厳禁です。
なぜなら、同じ大学から応募している他の学生を通じて嘘がばれてしまったり、その嘘をつき続けなければならなくなったりするので、どこかでボロがでてしまいます。
嘘をつくよりは、正直に理由を伝えた方がマシです。
1社につき1回まで
どんなに正当な理由であれ、何度も変更をすることは避けなければなりません。
日程変更は、1社につき1回まで
何度も変更してしまうと、さすがに採用担当者も「どういう日程管理をしているんだ」と呆れてしまい、入社後も周囲に迷惑をかける人物と判断されてしまいます。
変更をしてもらったお礼をする
本来必要のない日程変更をしてもらった訳ですから、採用担当者に対して変更のお詫び、お礼をして汚名返上をしないと、他の学生に対して見劣ってしまいます。
採用担当者へのお詫び、お礼は次の方法で行います。
- 変更をしてもらったその日に行う
- お詫び、お礼はメールで行う
- 面接当日も、冒頭でお詫びをする
採用担当者は、多くの学生と連絡を取ったり、様々な調整をしたりして忙しいので、「電話」でお礼をしても迷惑なので、メールで送ることで、空いている時間に読んでくれるでしょう。
印象を落とさない変更方法
では、具体的な変更方法やマナーを説明した後に、電話トーク例とメール文例を紹介します。
電話で伝えるのが基本
電話だと理由を聞かれて説明しにくいと、メールで済ませられないかと考える学生もいますが、日程変更自体がマイナスなのに、メールで済ませてしまうと、もはや内定は無いと思った方がいいでしょう。
1週間以上前ならメールでも可能だが
転職の面接なら、面接日まで1週間以上あるなどの場合は、メールで済ませた方が、採用担当者の負担を考えてスマートと捉えることができますが、就活ではあまりお勧めできません。
ビジネスマナーを心得ている転職者なら
「採用担当者が日中忙しく負担になることを避けるために、メールで依頼した」
就活生が行ってしまうと
「大切な連絡をメールで済ませて」
と悪い方向に取られてしまう可能性があるので、まずは電話で連絡することが無難です。
マナーを心得ているところを見せる必要あり
良くも悪くも、日程変更の電話が採用担当者との初めての会話になる学生もいると思います。
逆に言えば、変更連絡の電話でマナーがあるところを見せてしまえば、
「日程変更があったけど、マナーはしっかりしてそう」
と逆転でプラスの印象に変えることだって不可能ではありません。
電話トーク例
電話で面接日程を調整する時のトーク例です。
お世話になっております。
わたくし、就活大学経済学部の就活キットと申します。
先日は、面接のご案内いただきありがとうございました。
申し上げにくい事ですが、面接日程が大学のゼミの発表と重なってしまったため、日程の調整をお願いしたくお電話差し上げました。
大変恐縮ですが、面接の日程を調整いただくことは可能でしょうか。
メール文例
メールで面接日程を調整する時の文例ですが、電話連絡したが、採用担当者が不在だったなどのやむを得ない場合以外は、電話で行いましょう。
件名：面接日程調整のお願い（就活大学経済学部 就活キット）
〇〇株式会社
人事部 人事課 田中様
お世話になっております。就活大学経済学部の就活キットと申します。
先ほどお電話差し上げましたが、ご不在のためメールにて失礼致します。
先日は、面接のご案内いただきありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、ご案内いただいた5月10日13時は、あいにく大学のゼミの発表と重なってしまいました。
せっかく面接の日程を確保して頂いたにも拘らず、申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、面接日時を以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
14日（火）15時～
15日（水）16時～
16日（木）15時～
お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒ご検討の程、宜しくお願い申し上げます。
—–（署名始まり）—–
所属：就職大学経済学部
氏名：就職キット
電話：03-1111-0000
メール：kit@xxx.ac.jp
—–（署名終わり）—–
まとめ
いかがでしたか。
就活は、短期間に過密日程で面接を行うので、どうしても面接日程を変更せざるを得ない場面に出くわすと思います。
日程変更というマイナスな事を、しっかりとした対応で行わないと、いつまで経ってもマイナスのままですが、誠意とマナーをもって行うことで、マイナスが帳消しになったり、逆にプラスになったりすることがありますので、慌てずにしっかりと大人の対応で乗り切りましょう。
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